12th International Vancouver Turkish Film Festival (VTFF) Submission Guidelines
1-All applicants are deemed to have accepted the terms outlined in this document.
2-There is no premiere requirement for submissions to be evaluated or selected.
3-The submission deadline is July 1, 2025.
4-Multiple submissions are allowed; however, a separate form must be filled out for each film.
5-Submissions are accepted exclusively via FilmFreeway, and the following materials must be uploaded to the applicant’s FilmFreeway account:
Director’s biography
A short summary of the film
Stills from the film
Cast information
Teaser/trailer
A viewing link to the film
6-Eligible categories are as follows:
National Category: Feature Films, Documentaries, and Short Films
International Category: Canadian-made Short Films
7-Duration limits for submitted films by category:
Feature Films: 60 minutes or longer
Short Films: 30 minutes or shorter
Documentary Films: 15 minutes or longer
8-Once notified of selection, the applicant must provide the master copy of the film in DCP format along with the required documents listed in Clause 9 (trailer/teaser, poster, stills, etc.) within 15 days. Films uploaded to platforms like YouTube or Vimeo will not be accepted due to quality concerns.
9- The master copy of the film and required materials must be sent digitally to vtff@turkishcanadiansociety.org, adhering to the following specifications:
Video Format: Apple ProRes, MOV, MP4, Blu-ray
Subtitles: English (.SRT format) for non-English films
Poster: At least A3 size, JPG or PDF format
Trailer and Stills: As specified above
10-Applicants whose films are accepted must provide an updated list of festivals where the film has been screened, nominated, or awarded to vtff@turkishcanadiansociety.org. Failure to provide updates may lead to disqualification.
11-Films selected for competition will be announced on the official website (www.vtff.ca), Facebook, and Instagram (instagram.com/vancouverturkishfilmfestival). Unselected films will not receive notification. A "Selected" film will be screened in the Panorama Section (non-competitive), while a "Finalist" film will be part of the Competition Section. Applicants agree that selected films may also be showcased on the festival’s online platform, with the rights for such use belonging to VTFF.
12-Copyrights remain with the applicant; however, VTFF acquires screening rights for selected films.
13-Preliminary jury members, main jury members, festival team members, or first-degree relatives of Turkish-Canadian Society Board members cannot submit films in the competition categories.
14-Applicants agree to allow VTFF to screen their films multiple times during the festival in selected venues or on the festival’s online platform.
15-VTFF reserves the right to merge categories or cancel any category with insufficient submissions.
16-VTFF has two types of screenings: Special Selection (non-competitive) and Official Selection (competitive). The jury decides the classification of each film. Once announced, no withdrawal or refund requests will be accepted.
17-VTFF reserves the right to use up to 30 seconds of any submitted film for promotional purposes.
18-Submitted films must have been completed in 2023, 2024, or 2025.
19-Producers of award-winning projects are required to include the VTFF logo in their credits, press releases, advertisements, and all promotional materials related to the film.
20-VTFF reserves the right to decide on matters not specified in this document and to amend the terms if necessary.
21-VTFF retains the right to screen the films selected for its program through submissions on Film Freeway free of charge during the relevant year.
22- VTFF is organized by the Turkish-Canadian Society (TCS), which reserves all rights regarding submissions and retains the authority to make changes to these guidelines when necessary.
—-
12. ULUSLARARASI Vancouver Turkish Film Festivali (VTFF) BAŞVURU ŞARTLARI
1- Başvuran bütün eser sahipleri bu şartnamede yer alan hususları kabul etmiş sayılırlar.
2- Başvuruların değerlendirilip seçilebilmesi için herhangi bir prömiyer şartı aranmamaktadır.
3- Başvurular için son tarih 1 Temmuz 2025'tir.
4- Başvurular birden fazla filmle yapılabilir. Her film için ayrı form doldurulması zorunludur.
5- Festival başvuruları sadece Filmfreeway üzerinden alınmaktadır. Yönetmen biyografisi, filmin kisa ozeti, filmden kareler, oyuncular, teaser ve filmin izleme linki başvuranların Filmfreeway hesabında yüklü olmak zorundadır.
6- Ulusal kategoride uzun metraj filmler, belgeseller, kısa filmler, Uluslararası kategoride ise Kanada yapımı kısa filmler 12. VTFF’e başvurabilir.
7- VTFF için başvuracak filmlerde kategorilere göre süreler şu şekildedir:
Uzun Metraj Film: 60 dakika ve üzeri
Kısa Metraj Film: 30 dakika ve aşağısı
Belgesel Film: 15 dakika ve üzeri
(İstisnai hallerde, uygun gördüğünüz kategori için süre kısıtlaması gözetmeksizin başvuru yapabilirsiniz.)
8- Başvuru sahibi, filmin festivale seçildiğine dair bildirimi aldiktan sonra en geç 15 gun icinde, filmin ana kopyasını DCP formatında ve isbu şartnamenin 9. maddesinde yer alan gerekli dökümanları(trailer/teaser, poster, fotograflar, vd.) bir dijital dosya olarak vtff@turkishcanadiansociety.org mail adresine göndermek zorundadır. Youtube, Vimeo vb. gibi video paylaşım sitelerine yüklenen filmler kalite sorunları nedeniyle kabul edilmeyecektir.
9- Aşağıda belirtilen özelliklere sahip film ana kopyası ve belirtilen dosyalar, bir dijital dosya olarak vtff@turkishcanadiansociety.org mail adresine gönderilmek zorundadır:
VİDEO SEÇENEKLERİ:
Tür: Apple ProRes, mov, mp4, bluray
Filmin İngilizce altyazı dosyası (.srt)
Film posteri (A3 üzeri,.jpg .pdf formatı)
Fragman ve filmden kareler
Filmin İngilizce altyazısı (İngilizce olmayan filmler için) eklenmeli ve altyazının ek bağlantısı
10- Ayrıca, filmi kabul edilen başvuru sahibi tarafından, filmin katıldığı ya da aday gösterildiği veya ödül aldığı festival listesi güncel olarak vtff@turkishcanadiansociety.org adresi üzerinden güncel olarak paylaşılmak zorundadır. Guncel olarak bu bildirimin yapılmaması halinde oluşabilecek eksikliklerden VTFF sorumlu tutulamaz.
11- Jüri tarafından değerlendirilerek yarışmaya seçilen filmler resmi web sitesinde (www.vtff.ca), facebook ve instagram sayfasında (instagram.com/vancouverturkishfilmfestival) duyurulur. Seçilmeyen filmlerin sahiplerine herhangi bir bilgilendirme yapılmayacaktır. (''Seçildi'' filminizin festivalin yarışma dışı bölümünde yer alacağı ve yalnızca ''Panaroma Bölümü''nde gösterileceği anlamına gelir ve ''Finalist'' filminizin festivalin ''Yarışmalı Bölümü''nde yer alacağı anlamına gelir. Başvuranların filmlerinin festivale seçilmesi halinde, seçilen isbu filmlerin, festivalin çevrimiçi platformunda da gösterilebilecegini, bu konudaki kullanim hakkinin VTFF”te oldugunu peşinen kabul eder.
12- Telif hakları başvuru sahibine ait olup eserin basvuru sonrasi VTFF için seçilmesi halinde VTFF gösterim hakkını elde eder.
13- VTFF ön jüri, ana jüri veya festival ekibinden kişiler veya birinci derece yakınları ile Turkish-Canadian Society yönetim kurulu üyeleri festivale, yarisma kategorisinde, film başvurusunda bulunamaz.
14- Filmlerin VTFF tarafindan, programa uygun olarak seçilen salonlarda veya VTFF’e ait çevrimiçi platformlarda müteaddit kereler, jüri ve/veya izleyiciye gösterilmesini baş vurucu peşinen kabul eder.
15- VTFF komitesi kategorileri başka bir kategoriyle birleştirebilir veya yeterli başvuru olmayanları yarışmaya açmayabilir.
16- VTFF’te özel seçki ve resmi seçki (yarışmalı) olmak üzere iki farklı gösterim türü vardır. Festival jürisi hangisinin hangi türde yer alacagina karar verir. Resmi seçki ve/veya yarışma filmleri yayınlandıktan sonra geri çekilme veya ücret iade talepleri kabul edilmez.
17- VTFF, bir filmin 30 saniyelik bir bölümünü tanıtım amacıyla kullanma hakkına sahiptir.
18- VTFF’e başvuran filmin tamamlanma yılı 2023, 2024 veya 2025 olmalıdır.
19- Platformlarda ödül alan projelerin yapımcıları, filmlerinin jeneriklerinde, yayınladıkları basın bültenlerinde, gazete ilanlarında ve filmle ilgili her türlü tanıtım materyalinde VTFF logosunu kullanmakla yükümlüdür.
20- Bu şartnamede belirlenmeyen diğer hususlarda karar yetkisi ve değişiklik hakkı VTFF’e aittir.
21- VTFF, Film Free Way üzerinden yapılan başvuru sonucu seçkiye alınan filmlerin, ilgili sene içerisinde bilabedel gösterim hakkına sahip olur.
22- VTFF, Turkish-Canadian Society(TCS) tarafından düzenlenir ve TCS, başvurulara ilişkin her türlü hakkı saklı tutmakla birlikte gerekli görülen durumlarda şartnamede değişiklik yapma hakkını da saklı tutar.
-----
