XPLORE ALPES FESTIVAL

***film without french subtitle get less chance to be selected***

Français - English below

Article 1- DEFINITION
L’association à but non lucratif « WINTER FEST », organise le Xplore Alpes Festival dans la vallée de Tarentaise, Savoie, fin octobre 2025.
Il s’agit d’une manifestation compétitive. La rencontre est ouverte aux cinéastes amateurs et professionnels.

Article 2 – THEMES
Tous les films proposés sont des films de Montagne et/ou de sports outdoor, d’aventure et d’expérience vécues mais aussi des films concernant la culture, le patrimoine et l'environnement le tout toujours en lien avec la montagne. Ils peuvent traiter des sujets suivants : aventure, exploration, expédition, performance, nature, faune et flore, environnement, portrait, rencontre, découverte et mettent en avant un objectif culturel, scientifique et/ou sportif apte à sensibiliser tous les publics et en particulier, les familles et les jeunes.

Article 3 – INSCRIPTIONS
La date limite de l’inscription est le 15 juin 2025.
Le droit d'inscription minimum (earlybird) est fixé à 10€ et se fait exclusivement sur la plateforme Filmfreeway.com
En cas d’impossibilité d’inscription par internet, merci de nous contacter directement par téléphone ou mail.
L’inscription tient lieu d’engagement et d’adhésion au présent règlement. La mise à disposition des photos, des bandes annonces, d'extraits des films quel qu’en soient les supports, sera considérée par leurs propriétaires comme gratuite et autorisée pour les besoins exclusifs de la promotion du Xplore Alpes Festival et du Xplore Film Tour.
Tous les documents reçus seront conservés par le Xplore Alpes Festival (et sa tournée le XPlore Film Tour) et pourront être utilisés libre de droit pour sa promotion et ses besoins en communication.
Ces documents pourront être utilisés libres de droit dans le cadre (uniquement) de la promotion et la communication du Xplore Alpes Festival, ainsi que les évènements associés (Xplore Film Tour)
Les auteurs, producteurs et/ou réalisateurs, peuvent proposer plusieurs œuvres au comité d’organisation.

Article 4 – SELECTION
L’admission des œuvres dans la compétition relève de la seule compétence du comité de sélection. Le comité de sélection du festival confirmera par courriel la sélection des films retenus en compétition officielle, au plus tard, le 15 aout 2025.

Article 5 – GRATUITE
L'association Winter Fest ne rémunère pas les sociétés de production et/ou les réalisateurs des films projetés pour la sélection de leur films.
L'association Winter Fest ne rémunère pas les sociétés de production et/ou les réalisateurs des films pour la projections de leur films dans le cadre du XPlore Alpes Festival ou du Xplore Film Tour.
Toutes les recettes de la billetterie du festival (et du Film Tour) reviennent à l’association WINTER FEST qui l’organise.
Les films sélectionnés pour le Xplore Alpes Festival peuvent faire l'objet d'une diffusion sur une étape du Xplore Film Tour, et ce sans compensation financière pour les sociétés de production et/ou les réalisateurs des films projetés.

Article 6 – DOTATION
Les 8 prix du Xplore Alpes Festival sont dotés soit financièrement, soit avec des lots
Les prix sont uniques et indivisibles.

ARTICLE 7 - PRIX PRESERVE TA MONTAGNE France 3 Auvergne Rhône-Alpes

Le prix Préserve ta Montagne // France 3 Auvergne Rhône-Alpes d’une somme de 2000 euros H.T, comprend une (multi) diffusion du film lauréat sur les antennes de France 3 Auvergne Rhône-Alpes et l’ensemble des chaines régionales du réseau France 3.

DROITS D’EXPLOITATION CÉDÉS
Les droits de diffusion pour le linéaire (tv) sont acquis pour une durée de 24 mois, ceux pour le non linéaire (internet) pour une durée de 12 mois.

FRANCE TELEVISIONS aura les droits de diffusion de l’œuvre sur le territoire régional de France 3 en télédiffusion par voie hertzienne terrestre (analogique et/ou numérique), par satellite, par câble que les programmes soient accessibles individuellement ou dans le cadre d’une offre commune de services de télévision qu’elles qu’en soient les modalités et/ou par tout moyen de télécommunication connu ou inconnu permettant en tous lieux la réception intégrale et simultanée des programmes du pôle France 3.
– Droits d’exploitation linéaire
• durée des droits : 24 (vingt-quatre) mois
• durée des droits exclusifs : 18 (dix-huit) mois, étant précisé que les droits exclusifs de diffusion réservés à FRANCE TELEVISIONS au titre des présentes cesseront automatiquement 30 (trente) jours après le dernier passage de la dernière multidiffusion de l’œuvre par FRANCE TELEVISIONS sur son antenne.
• date de début des droits : à compter de l’acceptation du PAD
• nombre de multidiffusions :
1 multidiffusion Tv sur (les) ou l’antenne de France 3 AURA
3 multidiffusions Tv (sur un maximum de 8 antennes), simultanées ou non simultanées, sur chacune des antennes de proximité de France Télévisions.
3 multidiffusions pour France 3 Toutes Régions en exclusivité satellitaire
3 multidiffusions TV pour France 3 Corse ViaStella.
On entend par multidiffusion Tv sur l'antenne de proximité de France 3 Corse ViaStella la possibilité pour FRANCE TELEVISIONS de procéder à 6 (SIX) passages pendant un mois sur l'antenne de proximité de France 3 Corse ViaStella éditée par FRANCE TELEVISIONS.
- 1 (une) multidiffusion sur les services Outre-mer la 1ère
On entend par multidiffusion sur les services Outre-mer la 1ère la possibilité pour FRANCE TELEVISIONS de procéder à 1 (un) passage sur chacun des 9 services Outre-mer la 1ère pendant 30 (trente) jours.

3 Multidiffusions Web Tv
On entend par multidiffusion Web Tv la possibilité pour FRANCE TELEVISIONS de procéder à 6 (six) passages pendant un mois sur un même service.

- La première multidiffusion se fera sur le service France 3 Région édité par FRANCE TELEVISIONS. Les autres diffusions pourront être effectuées indifféremment sur chacun des services édités par FRANCE TELEVISIONS, sous réserve de la prise en charge par FRANCE TELEVISIONS des surcoûts éventuels dus aux ayants-droits et liés à la diffusion TV de l’œuvre sur un autre service de FRANCE TELEVISONS que FRANCE 3.

– Droits d’exploitation non linéaire tels que définis à l’article 6.I.2
• Droits d’exploitation non-linéaire gratuite :
• Les droits de pré-diffusion (« preview ») sont fixés à un maximum de 7 (sept) jours avant la date de la première exploitation linéaire de l’Œuvre.
• Les droits de télévision de rattrapage (« TVR ») incluent le jour de chaque passage (en ce compris le « startover », défini comme la capacité, en cours de diffusion, de revenir au début du programme) et 30 (trente) jours après chaque passage de chaque multidiffusion.
• 12 (douze) mois de droits d’exploitation non linéaire gratuite tels que définis à l’article 5.I.2, à compter du premier passage de la première multidiffusion linéaire, en exploitation continue ou discontinue, pour un nombre de diffusions illimité.

MISE A LA DISPOSITION DE TV5
FRANCE TELEVISIONS pourra, gratuitement et à titre non exclusif, mettre les droits de diffusion de l’Œuvre, en langue française et sans sous-titrage dans une autre langue, à la disposition de TV5, ce pour 1 (une) multidiffusion linéaire ainsi qu’en télévision de rattrapage pour une durée de 7 (sept) jours à compter du premier passage de l’Œuvre sur TV5. Cette exploitation ne pourra avoir lieu qu’au terme d’un délai de 12 (douze) mois à compter de la date de début des droits d’exploitation réservés à FRANCE TELEVISIONS, sous réserve que FRANCE TELEVISIONS ait procédé à une première exploitation linéaire de l’Œuvre.

Si l’Œuvre fait l’objet d’une vente ou prévente exclusive par LE CONTRACTANT ou le distributeur sur un territoire de diffusion de TV5, alors la mise à disposition de l’Œuvre sur ce territoire est différée afin de tenir compte des droits cédés. LE CONTRACTANT s’engage à en informer TV5 sous réserve de la libération par TV5 des droits portant sur les inserts et images d’archives contenues dans l’œuvre objet des présentes.

PREROGATIVES POUR ACCEPTATION PAD
Floutage :
Dans les situations suivantes, le floutage sera nécessaire :
- Une personne est interviewée longuement devant un logo ou un produit,
- Une personne longuement interviewée avec un logo sur ses vêtements,
- Une marque qui est trop souvent visualisée au sein d’un programme >> on floutera quelques apparitions.
* Cas particuliers en fonction de la nature des produits/marques :
- Alcool, tabac, médicaments : aucune citation ou visualisation de marque, sauf documentaires, journaux télévisés et programmes d’information, si le propos le justifie et sans valorisation.

Les principes à respecter :
- Le contenu et la programmation de l’émission ne doivent pas être influencés de manière à porter atteinte à la responsabilité et l’indépendance éditoriale de l’oeuvre.
- Pas d’incitation à l’achat ou à la localisation du produit : notamment pas de références promotionnelles spécifiques à ces produits.
- Ne pas mettre en avant de manière injustifiée le produit ou la marque (pas de complaisance, ni gros plans, ni répétitions orales ou visuelles de la marque).

L’alcool :
L’ARCOM admet la présence de boissons alcoolisées à l’antenne en particulier au sein d’émissions d’information ou de documentaires sous réserve que la présentation ne soit ni complaisante, ni laudative, et qu’il y ait aucun caractère promotionnel.
Toutefois, au sein même de ces programmes, il conviendra au cas par cas, de diffuser en synthé la phrase suivante : « L’abus d’alcool est dangereux pour la santé. A consommer avec modération » ou laisser l’animateur/présentateur la dire à l’antenne.
Cette tolérance est « encadrée », et le principe demeure de ne jamais promouvoir à l’antenne une boisson alcoolique notamment par des plans de dégustation ou de consommation.

DIVERS
Pas de logo au générique début ou fin
Durée standard : 52’
Normes techniques (voir annexe procédure envoi PAD)

Article 8 – FILMS ÉTRANGERS
Les films étrangers sont présentés en version originale et/ou sous-titrée en français. La création des sous-titres français sont à la charge du producteur et/ou du réalisateur.

Article 9 – COPIE de DIFFUSION
Les supports de diffusion des films sélectionnés devront être compatibles avec les formats suivants :
- Fichiers informatiques d’une résolution minimale de 1920x1080 avec codec h264
- DCP
En parfait état de projection, ils devront parvenir au jury avant le 15 septembre 2025. Si les fichier ou DCP ne sont pas envoyés avant cette date, l'association se réserve le droit de déprogrammer le film. Une fois envoyée, il n'est plus possible de remplacer les fichiers ou DCP par des versions modifiées

Article10 – FRAIS d’ENVOI
Les frais d’envoi de tous les films sont à la charge des participants.

Article 11– COMPETITIONS
Le jury du festival est composé d’un président et de cinq membres nommés par l’association « Winter Fest ». Les membres de ce jury ne concourent pas pour ce festival. Il coordonne et présente au public les lauréats et les vainqueurs des SEPT prix :
Grand Prix du Festival // Prix Haute Tarentaise Vanoise
- Mention Spécial du Jury // Prix Versants d'Aime
- Prix Sports Neige & Glace
- Prix Préserve ta Montagne // Prix France 3 Auvergne Rhône-Alpes
- Prix Nature & Environnement // Prix ADS Domaine de Montagne Les Arcs / Peisey-Vallandry
- Prix Culture & Patrimoine
- Prix Expédition & Aventure
- Prix du meilleur Court Métrage // Prix CinéChèque

Les réalisateurs primés sont invités à mentionner le prix sur leur site internet et dans la documentation du film.

Un prix du public sera aussi décerné : les votes seront réalisés sur le site internet du festival (1 mail = 1 vote)

Article 12 – RENCONTRE – ECHANGE avec le PUBLIC - PRESENTATION des FILMS
Le(s) réalisateur(s) et/ou les protagonistes du film sélectionné sont encouragés à venir présenter leur œuvre lors des projections publiques. Ils participent à la présentation de leur film. Ils échangent avec les spectateurs présents à l’issue de la projection.
Un espace de dédicace de leurs livres et de vente de leur DVD pourra leur être réservé après la projection.

Article 13 – PRISE en CHARGE
L'association Winter Fest fait le choix de mettre à l'honneur un très grand nombre de films en sélectionnant des professionnels, des amateurs, des réalisateurs connus et d'autres pas, avec un diversité de sujet large.
En conséquence, l'association Winter fest (faute de moyens) ne prend pas en charge les frais de voyage et hébergement du/des réalisateur(s) / producteur(s) / rider(s) / aventurier(s) du film sélectionné.
Pour la venue de plusieurs intervenants liés au film projeté, merci de nous consulter pour qui nous puissions vous aiguillez vers des établissements partenaires ou des bonnes adresses.

Article 14 – PROGRAMMATION
Le planning de programmation des films est établi par le comité d’organisation du festival sur la base des exigences de son organisation.

Article 15 – RESPONSABILITÉS et DROITS
Les participants devront assurer leur film pour l’envoi et l’utilisation faite dans le cadre du festival XPLORE ALPES FESTIVAL l’organisation déclinant toute responsabilité en cas de perte ou de dommage.

Article 16 – DROIT à l’IMAGE
Pendant le festival, toutes les images (films, vidéos, photos) et enregistrements sonores seront pris sur le principe du consentement tacite des personnes présentes.

Article 17 – ENGAGEMENT
L’inscription des films implique l’acceptation de tous les articles du présent règlement.

ENGLISH

Article 1- DEFINITION
The non-profit association “WINTER FEST” is organizing the Xplore Alpes festival in the Tarentaise valley, Savoie, end of October , 2025.
This is a competitive event. The meeting is open to amateur and professional filmmakers.

Article 2 – THEMES
All the films offered are mountain films, outdoor sports films, adventure films and real-life experiences, but also films concerning culture, heritage and the environment, all always linked to the mountain. They can cover the following subjects: adventure, exploration, expedition, performance, nature, fauna and flora, environment, portrait, meeting, discovery and highlight a cultural, scientific and/or sporting objective capable of raising awareness among all audiences and in particular , families and young people.

Article 3 – REGISTRATIONS
The registration deadline is June 15, 2025.
The minimum registration fee (earlybird) is set at €12 and is done exclusively on the Filmfreeway.com platform.
If it is impossible to register online, please contact us directly by telephone or email.
Registration constitutes commitment and adherence to these regulations. The provision of photos, trailers and extracts from films, whatever the media, will be considered by their owners as free and authorized for the exclusive purposes of promoting the Xplore Alpes Festival and the Xplore Film Tour.
All documents received will be kept by the Xplore Alpes Festival (and its XPlore Film Tour) and may be used royalty-free for its promotion and communication needs.
These documents may be used royalty-free within the framework (only) of the promotion and communication of the Xplore Alpes Festival, as well as associated events (Xplore Film Tour).
Authors, producers and/or directors can propose several works to the organizing committee.

Article 4 – SELECTION
The admission of works to the competition is the sole responsibility of the selection committee. The festival selection committee will confirm by email the selection of films selected in official competition, no later than August 15, 2025.

Article 5 – FEE
The Winter Fest association does not remunerate the production companies and/or directors of the films shown for the selection of their films.
The Winter Fest association does not pay production companies and/or film directors for the screening of their films as part of the XPlore Alpes Festival or the Xplore Film Tour.
All ticket revenues from the festival (and the Film Tour) go to the WINTER FEST association which organizes it.
The films selected for the Xplore Alpes Festival may be broadcast on a stage of the Xplore Film Tour, without financial compensation for the production companies and/or directors of the films screened.

Article 6 – POWER
The 8 prizes of the Xplore Alpes Festival are awarded either financially or with prizes
The prices are unique and indivisible.

ARTICLE 7 - "PRESERVE YOUR MOUNTAIN" AWARD France 3 Auvergne Rhône-Alpes
The "Preserve Your Mountain" Award // France 3 Auvergne Rhône-Alpes, with a prize of 2000 euros excluding taxes, includes a (multi) broadcast of the winning film on the France 3 Auvergne Rhône-Alpes channels and all regional channels of the France 3 network.

TRANSFERRED EXPLOITATION RIGHTS
Broadcast rights for linear (TV) are acquired for a duration of 24 months, and for non-linear (internet) for a duration of 12 months.

FRANCE TELEVISIONS will have the rights to broadcast the work in the regional territory of France 3 via terrestrial hertzian transmission (analog and/or digital), by satellite, by cable, whether the programs are accessible individually or as part of a common television service offer, in any mode and/or by any known or unknown means of telecommunication allowing the complete and simultaneous reception of the programs of the France 3 network.

Linear exploitation rights
• Duration of rights: 24 (twenty-four) months
• Duration of exclusive rights: 18 (eighteen) months, with the clarification that the exclusive broadcast rights reserved for FRANCE TELEVISIONS under these terms will automatically cease 30 (thirty) days after the last broadcast of the work by FRANCE TELEVISIONS on its channel.
• Start date of rights: from the acceptance of the PAD
• Number of multi-broadcasts:
1 TV multi-broadcast on the France 3 AURA channel
3 TV multi-broadcasts (on a maximum of 8 channels), simultaneous or non-simultaneous, on each of the regional channels of France Télévisions.
3 exclusive satellite multi-broadcasts for France 3 All Regions
3 TV multi-broadcasts for France 3 Corse ViaStella.
TV multi-broadcast on the France 3 Corse ViaStella local channel refers to the possibility for FRANCE TELEVISIONS to carry out 6 (SIX) broadcasts during one month on the France 3 Corse ViaStella local channel edited by FRANCE TELEVISIONS.
1 (one) multi-broadcast on the Overseas 1ère services
Multi-broadcast on the Overseas 1ère services refers to the possibility for FRANCE TELEVISIONS to carry out 1 (one) broadcast on each of the 9 Overseas 1ère services for 30 (thirty) days.
3 Web TV multi-broadcasts
Web TV multi-broadcast refers to the possibility for FRANCE TELEVISIONS to carry out 6 (six) broadcasts during one month on the same service.
The first multi-broadcast will be on the France 3 Région service edited by FRANCE TELEVISIONS. Other broadcasts may be carried out on any of the services edited by FRANCE TELEVISIONS, subject to FRANCE TELEVISIONS covering any additional costs due to rights holders and related to the TV broadcast of the work on a service other than FRANCE TELEVISIONS' FRANCE 3.

Non-linear exploitation rights as defined in Article 6.I.2
• Non-linear free exploitation rights:
• Pre-broadcast ("preview") rights are set to a maximum of 7 (seven) days before the date of the first linear exploitation of the Work.
• Catch-up television rights ("TVR") include the day of each broadcast (including "startover," defined as the ability, during broadcasting, to return to the beginning of the program) and 30 (thirty) days after each broadcast of each multi-broadcast.
• 12 (twelve) months of non-linear free exploitation rights as defined in Article 5.I.2, from the first broadcast of the first linear multi-broadcast, in continuous or discontinuous exploitation, for an unlimited number of broadcasts.

PROVISION TO TV5
FRANCE TELEVISIONS may, free of charge and on a non-exclusive basis, make the broadcast rights of the Work, in the French language and without subtitles in another language, available to TV5, for 1 (one) linear multi-broadcast as well as catch-up television for a duration of 7 (seven) days from the first broadcast of the Work on TV5. This exploitation can only take place after a period of 12 (twelve) months from the start date of the exploitation rights reserved for FRANCE TELEVISIONS, provided that FRANCE TELEVISIONS has carried out a first linear exploitation of the Work.

If the Work is subject to an exclusive sale or pre-sale by the CONTRACTOR or the distributor in a TV5 broadcast territory, then the availability of the Work in that territory is deferred to account for the rights transferred. The CONTRACTOR undertakes to inform TV5, subject to TV5 releasing the rights to inserts and archive images contained in the Work covered by these terms.

PREROGATIVES FOR PAD ACCEPTANCE
Blurring:
In the following situations, blurring will be necessary:

A person is interviewed extensively in front of a logo or a product,
A person extensively interviewed with a logo on their clothing,
A brand that is too frequently visualized within a program; a few appearances will be blurred.
 Special cases depending on the nature of products/brands:
Alcohol, tobacco, medications: no mention or visualization of the brand, except for documentaries, news programs, and informational programs, if justified and without valorization.
Principles to be respected:
The content and programming of the program must not be influenced in a way that compromises the responsibility and editorial independence of the work.
No encouragement to purchase or locate the product: especially no specific promotional references to these products.
Do not unduly highlight the product or brand (no complacency, no close-ups, no oral or visual repetitions of the brand).

Alcohol:
ARCOM allows the presence of alcoholic beverages on air, especially within information or documentary programs, provided that the presentation is neither complacent nor laudatory, and there is no promotional character. However, within these programs, it will be necessary on a case-by-case basis to broadcast the following sentence in text: "Excessive alcohol consumption is harmful to health. Consume in moderation" or let the host/presenter say it on air. This tolerance is "framed," and the principle remains never to promote an alcoholic beverage on air, especially through tasting or consumption shots.

MISCELLANEOUS
No logo at the beginning or end credits
Standard duration: 52'
Technical standards (see PAD sending procedure appendix)

Article 8 – FOREIGN FILMS
Foreign films are presented in the original version and/or subtitled in French. The creation of French subtitles is the responsibility of the producer and/or director.

Article 9 – DISTRIBUTION COPY
The broadcast media for the selected films must be compatible with the following formats:
- Computer files with a minimum resolution of 1920x1080 with h264 codec
- DCPs
In perfect screening condition, they must reach the selection committee before Spetember 15, 2024. If the files or DCP are not sent before this date, the association reserves the right to deprogram the film.

Article10 – SHIPPING COSTS
Shipping costs for all films are the responsibility of the participants.

Article 11 – COMPETITIONS
The festival jury is made up of a president and five members appointed by the “Winter Fest” association. The members of this jury do not compete for this festival. He coordinates and presents to the public the winners of the NINE prizes:
Festival Grand Prix // Haute Tarentaise Vanoise Award
- Special Mention from the Jury // Versants d’Aime Award
- Snow & Ice Sports Award
- Preserve your Mountain Prize // France 3 Auvergne Rhône-Alpes Award
- Nature & Environment Prize // ADS Domaine de Montagne Les Arcs / Peisey-Vallandry Award
- Culture & Mountain Heritage Award
- Expedition & Adventure Award

Award-winning directors are invited to mention the award on their website and in the film's documentation.

A public prize will also be awarded: votes will be taken on the festival website (1 email = 1 vote)

Article 12 – MEETING – EXCHANGE with the PUBLIC – PRESENTATION of FILMS
The director(s) and/or protagonists of the selected film are encouraged to come and present their work during public screenings. They participate in the presentation of their film. They interact with the spectators present at the end of the screening.
A space for signing their books and selling their DVD can be reserved for them after the screening.

Article 13 – COVERAGE
The Winter Fest association has chosen to highlight a very large number of films by selecting professionals, amateurs, known realists and others not, with a wide diversity of subject.
Consequently, the Winter fest association (due to lack of resources) does not cover the travel and accommodation costs of the director(s) / producer(s) / rider(s) / adventurer(s) of the selected film.
For the arrival of several speakers linked to the projected film, please contact us so that we can direct you to partner establishments or good addresses.

Article 14 – PROGRAMMING
The film programming schedule is established by the festival organizing committee based on the requirements of its organization.

Article 15 – RESPONSIBILITIES and RIGHTS
Participants must insure their film for sending and use within the framework of the XPLORE ALPES FESTIVAL festival, the organization declining any liability in the event of loss or damage.

Article 16 – IMAGE RIGHT
During the festival, all images (films, videos, photos) and sound recordings will be taken on the principle of tacit consent of those present.

Article 17 – COMMITMENT
The registration of films implies acceptance of all the articles of these regulations.

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