1. Postanowienia ogólne.
1.1. Octopus Film Festival 2026 organizowany jest przez Stowarzyszenie Velvet Spoon, zwane dalej Organizatorem, z siedzibą: ul. Obrońców Wybrzeża 4B/7, 80-398 Gdańsk, Polska.
1.2. Octopus Film Festival 2026, zwany dalej Festiwalem, odbędzie się w dniach 11-16.08.2026 r. w Gdańsku.
1.3. W ramach Festiwalu zostanie zorganizowany Octopus Shorts - Międzynarodowy Konkurs Filmów Krótkometrażowych, zwany dalej Konkursem.
1.4. Zgłoszenia filmów są przyjmowane w terminie 1.03 - 31.05.2026 r.
1.5. Przystępując do Konkursu należy uiścić opłatę wstępną (punkt 5. Regulaminu).
1.6. Selekcji nadesłanych filmów dokona Organizator.
1.7. Zgłaszający, których filmy zostaną zakwalifikowane do Konkursu otrzymają informację za pośrednictwem poczty elektronicznej najpóźniej do 15.06.2026 r.
1.8. Autorzy zakwalifikowanych do Konkursu filmów zostaną poproszeni przez Organizatora o przesłanie kopii pokazowej filmu pocztą, kurierem lub drogą elektroniczną w terminie w przeciągu dwóch tygodni od otrzymania informacji o selekcji filmu.
1.9. Jeśli zgłaszający przekroczy termin nadesłania kopii, Organizator ma prawo nie przyjąć filmu do Konkursu, a w jego miejsce wyłonić innego uczestnika.
1.10. Organizator zastrzega sobie dopasowanie wyselekcjonowanych filmów do odpowiednich sekcji konkursowych: Głównej oraz LAB - eksperymentalnej.
1.11. Laureatom Konkursu przysługuje nagroda finansowa (punkt 8. Regulaminu).
1.12. Wyniki selekcji konkursowej, a następnie lista wyłonionych zwycięzców, zostaną opublikowane na stronie internetowej i w mediach społecznościowych Festiwalu; stosowna informacja zostanie wysłana także do przedstawicieli mediów.
2. Wymagania formalne.
2.1. Do udziału w Konkursie można zgłaszać filmy krótkometrażowe zrealizowane nie wcześniej niż 1.07.2025 r.
2.2. Maksymalny czas trwania filmu to 30 minut.
2.3. Forma i temat filmu nie podlegają ograniczeniom regulaminowym.
2.4. Organizator ma również prawo zdyskwalifikować filmy, które w sposób jawny nawołują do nienawiści lub otwarcie promują dyskryminację i przemoc w stosunku do mniejszości.
2.5. Zgłoszenia na Konkurs przyjmowane są wyłącznie przez platformę internetową FilmFreeway (https://filmfreeway.com/festival/OctopusFilmFestival).
2.6. Zgłaszając film na Festiwal należy założyć konto na stronie www.filmfreeway.com i postępować zgodnie ze wskazówkami portalu.
2.7. Filmy do udziału w Festiwalu mogą zgłaszać osoby fizyczne lub prawne oraz zespoły osób dokonujące zgłoszenia jako uczestnik zbiorowy, które są producentem posiadającym prawo do dysponowania zgłaszanym filmem lub które otrzymały zgodę producenta posiadającego takie prawa.
2.8. Zgłaszający film do udziału w Festiwalu musi posiadać pełnię praw autorskich do rozporządzania nim, w tym do muzyki używanej w jego ścieżce dźwiękowej. W innym przypadku jest zobowiązany dołączyć do filmu oświadczenie precyzujące sytuację prawną filmu.
2.9. Organizator zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia filmu do Konkursu z powodu niespełnienia wymagań formalnych przewidzianych w punktach 2.1 – 2.8.
2.10. Organizator zastrzega sobie prawo do przyjęcia filmu do Konkursu niespełniającego wymagań formalnych bez składania oficjalnych wyjaśnień.
3. Wymagania techniczne.
3.1. Zgłaszając film do selekcji należy:
- wypełnić elektroniczną wersję formularza zgłoszeniowego (niezbędne są wszystkie informacje wymagane na platformie FilmFreeway jak i także: tytuł angielski filmu, tytuł oryginalny, data i miejsce premiery)
- załączyć kopię przeglądową filmu z napisami w języku angielskim, jeśli film jest nieanglojęzyczny
- dołączyć link Vimeo lub uploadować film na platformę filmfreeway
3.2. Zgłaszający wyselekcjonowanych do Konkursu filmów zobowiązani są do przesłania Organizatorowi za pomocą zewnętrznego serwera np. WeTransfer.com lub MyAirBridge.com:
- (preferowanej) kopii pokazowej w formacie ProRes (plik MOV) lub H264 (plik MP4/MOV) w najwyższej rozdzielczości i oryginalnym formacie obrazu, pojedyncza ścieżka audio z miksem Stereo lub 5.1 lub kopii pokazowej filmu w formacie DCP (kopia powinna być wcześniej przetestowana w kinie);
- listy dialogowej w języku angielskim, zawierającej timecodes w pliku .srt, ścieżki napisów w osobnym pliku .srt (niedozwolone kopie filmowe z wtopionymi napisami, chyba że jest to część zamysłu artystycznego);
- listy dialogowej w języku oryginalnym dla sprawdzenia dokładności tłumaczenia (jeśli możliwe);
- inne informacje o filmie (opis filmu, co najmniej trzy fotosy, zdjęcie reżysera(-rki), biogram reżysera(-rki), elektroniczny press kit), jeśli nie zostały wcześniej dostarczone poprzez zgłoszenie na platformie FilmFreeway.
3.3. Organizator ma prawo nie przyjąć filmu do Konkursu z powodu wadliwej jakości technicznej filmu.
4. Wysyłka, ubezpieczenie i zwrot.
4.1. Materiały i pliki filmowe muszą być dostępne przez cały czas trwania Festiwalu i muszą zostać dostarczone nie później niż do dwóch tygodni od momentu otrzymania informacji o selekcji filmu. Festiwal poinformuje zgłaszającego lub osobę do dalszego kontaktu wskazaną w formularzu o dokładnym adresie wysyłki.
4.2. Koszty transportu kopii przeglądowych i kopii festiwalowych, jak również wszelkie opłaty przewozowe ponosi zgłaszający. Jest on odpowiedzialny za wszelkie opłaty celne poza terytorium Polski. Zgłaszający zobowiązany jest do przestrzegania przepisów celnych związanych z transportem filmów. Zagraniczne przesyłki filmowe spoza Unii Europejskiej powinne być opatrzone napisem „For cultural purposes only – no commercial value” i oznaczone jako „no value” lub „not more than 10 euro / US$”. Organizator ponosi koszty wysyłki zwrotnej.
4.3. Zgłaszający są w pełni odpowiedzialni za ubezpieczenie dotyczące wysyłki nośników poza i na terenie Polski.
4.4. Kopie filmowe DCP na zewnętrznych dyskach twardych (HDD/SSD) lub pendrive, stanowiące kopie festiwalowe zwracane będą na koszt Organizatora w terminie czterech tygodni od daty zakończenia Festiwalu na adres zwrotny podany przez zgłaszającego. O ewentualnych zmianach adresu zwrotnego Festiwal powinien być powiadomiony nie później niż tydzień przed rozpoczęciem Festiwalu. Organizator nie odpowiada za szkody czy opóźnienia wynikające ze źle wskazanego adresu zwrotnego. Festiwal zobowiązuje się zwrócić kopię festiwalową filmu w stanie nie gorszym niż to wynika z normalnej eksploatacji.
4.5. Uszkodzenie kopii festiwalowej musi być zgłoszone do biura Festiwalu na piśmie w ciągu miesiąca od daty jej zwrotu oraz przed następnym pokazem na kolejnym Festiwalu. Niezgłoszenie uszkodzenia w terminie wskazanym w zdaniu poprzedzającym skutkuje trwałym wyłączeniem odpowiedzialności Organizatora za kopię festiwalową.
5. Opłata za udział w Konkursie.
5.1. Uczestnik Konkursu zobowiązany jest do uiszczenia opłaty wstępnej poprzez portal FilmFreeway.
5.2. Opłaty rozkładają się zgodnie z założonymi przez Organizatora zasadami:
w terminie 1.03-30.04.2026 r. opłata “Early Bird” dla Organizatora wynosi 5 euro,
w terminie 1.05-31.05.2026 r. opłata “Regular” wynosi 10 euro.
5.3. Opłata dokonywana jest przez system płatności internetowej PayPal.
6. Odpowiedzialność.
6.1. Zgłaszając film do udziału w Konkursie, zgłaszający wyraża zgodę na jego bezpłatną prezentację w trakcie trwania Festiwalu (Organizator zastrzega sobie prawo do decyzji co do ostatecznej ilości pokazów w ramach danej edycji Festiwalu).
6.2. Zgłaszający, którego film został zakwalifikowany do Konkursu, wyraża zgodę na jego bezpłatną pięciokrotną prezentację po zakończeniu Festiwalu w celu promocji krótkiego metrażu oraz Festiwalu. Organizator zobowiązany jest do każdorazowego informowania zgłaszającego o nadchodzących pokazach.
6.3. Zgłaszający zobowiązuje się pokryć koszty związane z nieuzasadnionym wycofaniem filmu z Festiwalu.
6.4. Organizator zastrzega sobie prawo do przygotowania list dialogowych w innych językach niż angielski, a w szczególności w języku oficjalnym państwa, w którym odbywa się Festiwal.
6.5 Jeśli Festiwal zdecyduje się na udostępnienie filmów na platformie online, Organizator jest zobligowany do kontaktu ze Zgłaszającym, prezentację warunków pokazu i uzyskanie zgody na wyświetlanie filmu online.
7. Promocja.
7.1. Zgłaszający wyraża zgodę na publikację informacji o filmie na stronie internetowej festiwalu, w mediach społecznościowych, w oficjalnych drukach i materiałach prasowych oraz innych kanałach promocyjnych festiwalu.
7.2. Zgłoszenie filmu do Konkursu jest jednoznaczne z udzieleniem Organizatorowi prawa do udostępniania w celach promocyjnych materiałów do filmu, w tym zdjęć lub fragmentów filmu, mediom, stacjom telewizyjnym oraz partnerskim portalom internetowym, a także użyć fragmentów filmu lub trailera filmu w trailerze promocyjnym Festiwalu oraz trailerze promocyjnym Konkursu czy innych działaniach promocyjnych związanych z organizacją Festiwalu.
7.3. Organizator zastrzega sobie prawo do używania w.w. materiałów przed, w trakcie oraz po Festiwalu
8. Nagrody i wyróżnienia.
8.1. O przyznaniu nagród w Konkursie decyduje jury, którego skład wybiera Organizator.
8.2. Jury może przyznać również specjalne wyróżnienia, lecz nie wiążą się one z nagrodą finansową.
8.3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości oraz podziału nagród.
8.4. Wartość nagrody finansowej może zostać obniżona o zryczałtowany podatek, wynoszący 10% kwoty, który Organizator odprowadzi do stosownego Urzędu Skarbowego.
9. Dane Osobowe.
9.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że administratorem danych jest Stowarzyszenie Velvet Spoon z siedzibą przy ul. Obrońców Wybrzeża 4B/7, 80-398 Gdańsk, Polska.
9.2. Podanie przez zgłaszającego danych osobowych jest dobrowolne, ale jest warunkiem koniecznym realizacji zgłoszenia na Octopus Film Festival. Dane te będą przetwarzane w celach związanych z realizacją Octopus Film Festival.
9.3. Dane osobowe zgłaszającego będą przechowywane przez okres 12 miesięcy oraz z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, które zobowiązują lub upoważniają Organizatora do przetwarzania danych osobowych.
9.4. Zgłaszający posiada prawo dostępu do przekazanych danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia oraz prawo do ograniczenia ich przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
9.5. Dane osobowe zgłaszającego nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
9.6. Dane osobowe zgłaszającego nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
9.7. Przetwarzanie obejmuje dane wymienione na formularzu zgłoszeniowym. Zgłaszający na formularzu podaje obok swoich danych, dane reżysera, producenta i dystrybutora. Zgłaszający oświadcza, że uzyskał zgodę ww. osób na podanie wskazanych danych oraz poinformował ich, w jakim celu dane będą wykorzystywane oraz kto jest administratorem danych. Przetwarzanie obejmuje następujące dane osobowe: imię i nazwisko/nazwa, adres, adres poczty elektronicznej, numer telefonu.
9.8. Organizator może przetwarzać dane osobowe w celu zakwalifikowania filmu do Konkursu, wyświetlania filmu, wyłonienia zwycięzców i przyznania nagród oraz w celu przesyłania informacji o następnych edycjach konkursu oraz innych działaniach podejmowanych w ramach Octopus Film Festival. Powyższe informacje nie mają charakteru informacji handlowej.
10. Postanowienia końcowe.
10.1. Zgłoszenie filmu do udziału w Festiwalu jest równoznaczne z przyjęciem zasad niniejszego Regulaminu.
10.2. Niniejszy Regulamin został sporządzony w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej. Wszystkie wątpliwości dotyczące postanowień niniejszego regulaminu będą rozstrzygane w oparciu o tekst polski.
10.3. O ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej, prawem właściwym dla całości stosunku prawnego pomiędzy zgłaszającym i uczestnikiem konkursu a Organizatorem, jest prawo polskie.
10.4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania czy zmiany terminu i czasu trwania Festiwalu i Konkursu bez podawania przyczyny, jeżeli nie odbędzie się to z uszczerbkiem dla praw nabytych uczestników Festiwalu.
10.5. O wszystkich sprawach nieobjętych niniejszym Regulaminem decyduje Organizator reprezentowany przez Dyrektora Festiwalu.
Octopus Shorts - General Rules and Terms
1. General Provisions
1.1. Octopus Film Festival 2026 is organized by the Stowarzyszenie Velvet Spoon (Velvet Spoon Association), hereinafter referred to as the Organizer, with its registered office at: ul. Obrońców Wybrzeża 4B/7, 80-398 Gdańsk, Poland.
1.2. Octopus Film Festival 2026, hereinafter referred to as the Festival, will take place in Gdańsk from August 11 to August 16, 2026.
1.3. The Octopus Shorts International Short Film Competition, hereinafter referred to as the Competition, will be held as part of the Festival.
1.4. Submissions for the Competition will be accepted between March 1 and May 31, 2026.
1.5. A submission fee must be paid to participate in the Competition (see Section 5 of the Regulations).
1.6. The selection of submitted films will be made by the Organizer.
1.7. Applicants whose films qualify for the Competition will be notified via email no later than June 15, 2026.
1.8. Authors of selected films must send a screening copy via mail, courier, or electronically within two weeks of receiving the selection notification.
1.9. If the applicant fails to submit the screening copy within the deadline, the Organizer reserves the right to reject the film and select another participant in its place.
1.10. The Organizer reserves the right to assign selected films to the appropriate competition sections: Main Competition or the experimental LAB section.
1.11. Winners of the Competition will receive a financial award (see Section 8 of the Regulations).
1.12. The results of the selection process and the list of winners will be published on the Festival's website and social media. A notification will also be sent to media representatives.
2. Formal Requirements
2.1. Only short films completed on or after July 1, 2025, are eligible for submission.
2.2. The maximum film duration is 30 minutes.
2.3. There are no restrictions on the form or theme of the film.
2.4. The Organizer reserves the right to disqualify films that explicitly incite hatred or promote discrimination and violence against minorities.
2.5. Submissions will only be accepted via the FilmFreeway platform (https://filmfreeway.com/festival/OctopusFilmFestival).
2.6. To submit a film, applicants must create an account on www.filmfreeway.com and follow the platform’s instructions.
2.7. Films can be submitted by individuals, legal entities, or teams submitting as a collective participant, provided they own the rights to distribute the film or have obtained permission from the rights holder.
2.8. The applicant must hold full copyright to the submitted film, including music used in the soundtrack. If this is not the case, a statement specifying the film's legal status must be provided.
2.9. The Organizer reserves the right to reject a film that does not meet the formal requirements listed in points 2.1 – 2.8.
2.10. The Organizer reserves the right to accept a film that does not meet formal requirements without providing official justification.
3. Technical Requirements
3.1. To submit a film for selection, the applicant must:
Complete the online application form, including all required information on FilmFreeway, as well as the English title, original title, and date and location of the premiere.
Attach a screener copy with English subtitles if the film is non-English.
Provide a Vimeo link or upload a movie to Filmfreeway platform.
3.2. Applicants whose films are selected for the Competition must submit to the Organizer via an external server (e.g., WeTransfer.com or MyAirBridge.com):
A preferred screening copy in ProRes format (MOV file) or H264 format (MP4/MOV file) in the highest resolution and original aspect ratio, with a single stereo or 5.1 audio track, or a DCP screening copy (previously tested in a cinema).
An English dialogue list with timecodes in .srt format, and subtitle tracks in a separate .srt file (embedded subtitles are not allowed unless part of the artistic concept).
An original-language dialogue list for verification of translation accuracy (if available).
Additional film information (synopsis, at least three stills, director’s photo and bio, electronic press kit) if not already provided via FilmFreeway.
3.3. The Organizer reserves the right to reject a film due to poor technical quality.
4. Shipping, Insurance, and Returns
4.1. All film materials must be available throughout the Festival and delivered no later than two weeks after receiving the selection notification. The Festival will provide the precise shipping address to the applicant or the designated contact person.
4.2. Applicants are responsible for covering transport costs, including customs duties outside Poland. International film shipments from outside the EU should be labeled as "For cultural purposes only – no commercial value" and declared as "no value" or "not more than 10 EUR / US$." The Organizer will cover return shipping costs.
4.3. Applicants are fully responsible for insuring shipments both within and outside Poland.
4.4. Festival copies (DCP on HDD/SSD or USB) will be returned at the Organizer’s expense within four weeks after the Festival ends. Any address changes must be reported at least one week before the Festival. The Organizer is not responsible for damages or delays resulting from incorrect return addresses.
4.5. Any damage to festival copies must be reported in writing to the Festival office within one month of return and before the next screening. Failure to report damages within this period releases the Organizer from liability.
5. Submission Fees
5.1. Participants must pay a submission fee via FilmFreeway.
5.2. The fees are structured as follows:
"Early Bird" (March 1 - April 30, 2026): €5
"Regular" (May 1 - May 31, 2026): €10
5.3. Payments are made through PayPal.
6. Liability
6.1. By submitting a film, the applicant agrees to its free screening during the Festival.
6.2. Selected films may be screened up to five additional times after the Festival for promotional purposes. The Organizer will notify the applicant of such screenings.
6.3. The applicant agrees to cover costs associated with unjustified film withdrawal.
6.4. The Organizer reserves the right to prepare dialogue lists in languages other than English, particularly in the official language of the Festival’s host country.
7. Promotion
7.1. Applicants consent to the publication of film information on the Festival's website, social media, official materials, and other promotional channels.
7.2. Submission authorizes the Organizer to use film-related materials (stills, excerpts, trailers) for promotional purposes.
8. Awards
8.1. The Competition jury, appointed by the Organizer, will determine the winners.
8.2. The jury may award special mentions, which do not include financial prizes.
8.3. The Organizer reserves the right to modify prize amounts and distribution.
9. Personal Data
9.1. The data controller is Stowarzyszenie Velvet Spoon (Velvet Spoon Association). Personal data is required for submission processing and will be stored for 12 months.
9.2. Applicants have rights regarding data access, correction, deletion, and objection.
10. Final Provisions
10.1. Submitting a film constitutes acceptance of these Regulations.
10.2. The Polish version of the Regulations prevails in case of discrepancies.
10.3. Polish law governs the Competition.
10.4. The Organizer may cancel or modify the Festival schedule without justification.
10.5. All matters not covered by these Regulations will be decided by the Festival Director.
