IN ORDER TO FACILITATE THE SELECTION PROCEDURE, THE COMPLETE COMPILATION OF THE INFORMATION RELATING TO THE FILM IS REQUIRED.
RULES AND REGULATION
FOR PARTICIPATION
42st EDITION 9th - 17th of March 2024
1 GENERAL
1.1 Bergamo Film Meeting - International Film Festival is promoted and organized by Bergamo Film Meeting Onlus Association, via Borgo S. Caterina, 19 - I-24124 Bergamo, Italy.
1.2 The Association’s main purpose is to promote the knowledge and diffusion of films of distinguished artistic and cultural qualities, which ought to have a wider public but have some difficulties in finding distribution in Italy.
1.3 The 42nd Bergamo Film Meeting will take place from 9th to 17th of March 2024.
1.4 The Festival will be composed of the following sections:
• Exhibition-Competition Section: an international competitive section reserved for fiction feature films (Italian premiere);
• Close Up Section: an international competitive section reserved for creative feature-length documentaries (Italian premiere);
• A Monographic Section, devoted to an emerging author or an emerging cinematography;
• A Retrospective Section;
• Special Programmes and events, tribute sections, previews, and/or other events approved by the Association.
2 ENTRY CONDITIONS, SELECTION, DEADLINES
2.1 The Festival’s Programme Committee selects the films for each section. The Committee’s selection is final and binding.
2.2 EXHIBITION-COMPETITION SECTION
a. The Exhibition-Competition Section is reserved for fiction feature films (min. 60 minutes) completed after 1st January, 2022. DCP is the format and video system admitted.
b. Films selected for the Competition Section must not have been distributed or presented in Italy yet, with exceptions that might be permitted on a case-by-case basis by the Selection Committee. Entering a film for Bergamo Film Meeting implies stating under personal responsibility in which manifestations it has already been presented at.
c. If a film is selected for Bergamo Film Meeting, it cannot in any way or form be presented in Italy prior to its screening at Bergamo Film Meeting.
2.2.1 SUBMISSION AND DEADLINE
a. An entry fee of 5 euros is required. To submit a film for selection, a link (preferably Vimeo, protected by password, valid until the end of the Festival and downloadable) accompanied by informative documentation (a synopsis of the film, a bio-filmography of the director, 2 photographs/stills of film scenes, 1 director’s photo and the director’s note) and by an online entry form duly filled in, must be sent no later than 10th December, 2023 via bergamofilmmeeting.it/en/news-en/call-for-entries-2024/.
b. Video Library: through the online entry form it will be possible to authorize the Festival to insert the films submitted in the Video Library. The service - access to which is reserved for accredited professionals only (producers, distributors, other festivals, press) - is for promotional purposes only. The films selected in the two competitive sections will be automatically included in the Video Library, unless otherwise agreed with the rights holders.
2.3 CLOSE UP SECTION
a. The Close Up Section is reserved for creative documentary (min. 50 minutes) completed after 1st January, 2022.
DCP is the format and video system admitted.
b. Films selected for the Close Up Section must not have been distributed or presented in Italy yet, with exceptions that might be permitted on a case-by-case basis by the Selection Committee. Entering a film for Bergamo Film Meeting implies stating under personal responsibility which manifestations it has already been presented at.
c. Works of the following character are not eligible for selection in the Close Up Section: tourist promotion, making-of, current affairs report, television news, docu-soaps, video art, music videos, theatre and dance videos.
d. If a film is selected for Bergamo Film Meeting, it cannot in any way or form be presented in Italy prior to its screening at Bergamo Film Meeting.
2.3.1 SUBMISSION AND DEADLINE
a. An entry fee of 5 Euros is required. To submit a film for selection, a link (preferably Vimeo, protected by password, valid until the end of the Festival and downloadable), accompanied by informative documentation (a synopsis of the film, a bio-filmography of the director, 2 photographs/stills of film scenes, 1 director’s photo and the director’s note) and by an online entry form duly filled in, must be sent no later than 10th December, 2023 via bergamofilmmeeting.it/en/news-en/call-for-entries-2024/.
b. Video Library: through the online entry form it will be possible to authorize the Festival to insert the films submitted in the Video Library. The service - access to which is reserved for accredited professionals only (producers, distributors, other festivals, press) - is for promotional purposes only. The films selected in the two competitive sections will be automatically included in the Video Library, unless otherwise agreed with the rights holders.
2.4 JURIES AND PRIZES
The Festival Audience Jury, composed of spectators, film professionals, critics, journalists and cultural managers, will assign:
• 1st, 2nd and 3rd Bergamo Film Meeting Prize to the best three feature films in the Exhibition Competition section. The production of 1st prize will receive 5.000 Euros (pre-tax);
• Best Documentary Prize to the best movie in the Close-Up section. The production of 1st prize will receive 2.000 Euros (pre- tax).
The following prize will also be awarded:
• Exhibition Competition: the 2.000 Euros Best Director Prize is given by an international jury composed of Cinema professionals;
• Close-Up: CGIL Jury Prize is reserved to the film of Close-Up section which better face social and workplace issues. To the director of the winning movie the 1.000 Euros (pre-tax) Award LA SORTIE DE L’USINE.
Other prizes sponsored by public institutions or private funds will follow special regulations approved by the same institutions and/or funds.
The producers and distributors and the buyers and sellers of rights to films awarded prizes undertake to make mention in their publicity and advertising materials (posters, press-kits, trailers, website, etc.) of the winning of a prize at Bergamo Film Meeting. The official logos of the various prizes will be supplied by the Festival. The logo must not under any circumstances be modified or altered without the prior permission of Bergamo Film Meeting.
3 SCREENINGS
3.1 Screening programmes and screening times are decided by Festival’s organizers.
3.2 Foreign films will be screened in the original version with English and Italian subtitles. A print with English subtitles is required for films that are not in English.
4 SHIPPING PROCEDURE
4.1 All prints must be forwarded no later than February 10th, 2024 and must remain available to the Festival until April 2nd, 2024. Delivery delays may be authorised by the organizers in allegedly exceptional cases only.
4.2 Copies of the films may be sent in DCP via file, according to the methods that will be provided after the selection, or on hard drive to the address: Bergamo Film Meeting - Via A. Ghislanzoni 37, 24122 Bergamo.
4.3 Shipment expenses will be charged to Bergamo Film Meeting. Senders are requested to follow the Festival’s shipping instructions and to inform the Festival about their shipping method and date, shipping code or flight and Airway bill number. Senders should also send a copy of proper forwarding papers and pro-forma invoice (for customs clearance purposes only).
4.4 Bergamo Film Meeting will take charge of return shipment costs unless the film must be returned to another festival or a different destination entailing additional costs to the outward shipment cost.
4.5 All prints will be returned within two weeks after the Festival ends. If the film is to be returned to a different address, this has to be marked on the entry form (or sent by email) along with the desired return delivery date.
4.6 The Festival is responsible for the prints from the moment of their arrival at the Festival’s office to the moment of their return shipment. In any case of damage or loss during the festival, the liability of the Festival is only limited to the reimbursement of a new print, or the replacement of damaged reel(s), based on current Italian laboratory standard-print prices.
5 PROMOTION
5.1 In order to be included in the official catalogue and to allow film promotion, each company presenting a film must supply Bergamo Film Meeting with the following documentation (in case they have not sent it yet) no later than January 21st, 2024:
• complete subtitles .srt file in English or French;
• press clips;
• A full range of HD stills and Poster – the publication of which must be authorised and free of charge – to be used in the catalogue and free to use for the press and website and social media of the Festival;
• Link of Official Website, trailer and social media;
• File of the final version of the film in the original language with English subtitles for subtitling, archiving and internal consultation purposes.
5.2 Bergamo Film Meeting reserves the right to distribute trailers (max 5 min.) of the selected films, in relation to promotion of the Festival and at the discretion of the same, on television (including satellite) and online (on the official website of Festival and on sites linked to it, as Vimeo, YouTube, Facebook, Twitter, Instagram,...).
5.3 The film will be available in the Festival’s Video Library, during the 9 days of the event, for the exclusive use of press, jury and industry professionals.
5.4 Directors of the Competition selection’s films will be invited as guests of Bergamo Film Meeting for 4 days (3 nights). Bergamo Film Meeting will cover their travelling expenses within bounds and conditions established by the Festival Organizers.
Directors of the Close Up selection’s films will be invited as guests of Bergamo Film Meeting for 3 days (2 nights). Bergamo Film Meeting will cover their travelling expenses within bounds and conditions established by the Festival Organizers.
By subscribing a movie to BFM the director or his/her representative will grant his/her presence to present the movie and participate to the Q&A. The invitation is personal and not transferable.
5.5 Unless otherwise agreed upon, Bergamo Film Meeting office may arrange further presentations of subtitled works in other Italian locations. Such presentations are meant exclusively as a promotional vehicle for the film(s).
6 NON-SPECIFIED CASES AND CONTROVERSIES
The above regulations are printed in Italian and English. Should any controversy arise, the Italian version will be trusted. Participation to Bergamo Film Meeting entails unconditional acceptance of all articles of the above regulations. Any matter not considered by the above regulations will be dealt with by the Consiglio Direttivo of Bergamo Film Meeting. Any legal dispute will fall within the Jurisdiction of the Court of Bergamo.
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AI FINI DI AGEVOLARE LA PROCEDURA DI SELEZIONE, SI RICHIEDE LA COMPILAZIONE PIÙ COMPLETA POSSIBILE DELLE INFORMAZIONI RELATIVE AL FILM.
REGOLAMENTO
PER L’ISCRIZIONE E LA PARTECIPAZIONE DEL FILM
42ª EDIZIONE 9-17 MARZO 2024
1. NORME GENERALI
1.1 Bergamo Film Meeting - International Film Festival è promosso e organizzato dall’Associazione Bergamo Film Meeting Onlus, la cui sede legale è in via Borgo Santa Caterina, 19 – 24124 Bergamo, Italia
1.2 Fine primario dell’Associazione è quello di favorire la visione e la diffusione di film che, per le loro caratteristiche artistico-culturali, meritano di essere conosciuti dal più ampio pubblico, ma che trovano difficoltà ad avere una distribuzione in Italia.
1.3 La 42ª edizione di Bergamo Film Meeting si terrà a Bergamo dal 9 al 17 marzo 2024.
1.4 Il festival si articolerà nelle seguenti sezioni:
• Mostra Concorso (competizione internazionale per lungometraggi di finzione);
• Visti da Vicino (competizione internazionale per lungometraggi documentari);
• Personale dedicata a un autore o a una cinematografia emergente;
• Retrospettiva storica;
• Programmi speciali, eventi, omaggi, anteprime e/o altre iniziative approvate dall’Associazione.
2 REQUISITI, SELEZIONE E SCADENZE
2.1 La selezione per partecipare a BERGAMO FILM MEETING avviene a cura e giudizio insindacabile dell’Ente organizzatore.
2.2 MOSTRA CONCORSO
a. Alla Mostra Concorso sono ammessi solo lungometraggi di finzione (minimo 60’), terminati dopo il 1° gennaio 2022 e disponibili nel formato DCP.
b. Condizione tassativa per la presentazione alla Mostra Concorso è che il film non sia stato ancora distribuito in Italia e/o proiettato in altre manifestazioni italiane, salvo eccezioni che saranno valutate dalla commissione competente. Chi iscrive un film a Bergamo Film Meeting dichiara sotto la propria responsabilità in quali altre manifestazioni il film è già stato presentato.
c. Qualora venga selezionato, il film non potrà essere presentato in alcun modo in Italia prima della proiezione a Bergamo Film Meeting.
2.2.1 ISCRIZIONE E SCADENZE
a. È prevista una quota d'iscrizione pari a 5 euro. Chi volesse proporre un film per la selezione deve far pervenire un link protetto da password (preferibilmente Vimeo, valido fino al termine del Festival e con l’opzione di download) corredato da materiale informativo sul film (sinossi, biofilmografia del regista, note di regia, almeno due fotografie del film e una del regista) e compilando il form online entro il 10 dicembre 2023 - sul sito bergamofilmmeeting.it/news/call-for-entries-2024/.
b. Video Library: attraverso l’entry form online sarà possibile autorizzare il Festival ad inserire i film iscritti nella Video Library. Il servizio – il cui accesso è riservato ai soli professionisti accreditati (produttori, distributori, altri festival, stampa) – ha scopo puramente promozionale. I film selezionati nelle due sezioni competitive saranno automaticamente inclusi nella Video Library, salvo diversi accordi con i titolari dei diritti.
2.3 VISTI DA VICINO
a. Alla sezione “Visti da Vicino” sono ammessi documentari di creazione terminati dopo il 1° gennaio 2022 della durata minima di 50’, in DCP.
b. Sono esclusi dalla selezione i documentari di promozione turistica, i “making of”, i reportage di attualità, i telegiornali, i “docusoap”, le opere di videoarte, i videoclip musicali, i video di danza o di teatro.
c. Condizione tassativa per la presentazione alla sezione “Visti da Vicino” è che il film non sia stato ancora distribuito in Italia e/o proiettato in altre manifestazioni italiane, salvo eccezioni che saranno valutate dalla commissione competente. Chi iscrive un film a Bergamo Film Meeting dichiara sotto la propria responsabilità in quali altre manifestazioni il film è già stato presentato.
2.3.1 ISCRIZIONE E SCADENZE
a. È prevista una quota d'iscrizione pari a 5 euro. Chi volesse proporre un film per la selezione deve far pervenire un link (preferibilmente Vimeo), protetto da password, valido fino al termine del Festival e con l’opzione di download, corredato da materiale informativo sul film (sinossi, biofilmografia del regista, note di regia, almeno due fotografie del film e una del regista) compilando il form online entro il 10 dicembre 2023 - sul sito bergamofilmmeeting.it/news/call-for-entries-2024/.
b. Video Library: attraverso l’entry form online sarà possibile autorizzare il Festival ad inserire i film iscritti nella Video Library. Il servizio – il cui accesso è riservato ai soli professionisti accreditati (produttori, distributori, altri festival, stampa) – ha scopo puramente promozionale. I film selezionati nelle due sezioni competitive saranno automaticamente inclusi nella Video Library, salvo diversi accordi con i titolari dei diritti.
2.4 PREMI E GIURIE
La giuria del pubblico del Festival, composta da spettatori, professionisti, critici, giornalisti e responsabili culturali, assegnerà:
• 1°, 2° e 3° Premio Bergamo Film Meeting ai tre migliori film della sezione Mostra Concorso. Alla produzione del film vincitore sarà riconosciuto il Premio BERGAMO FILM MEETING del valore di 5.000 euro (al lordo delle imposte).
• Premio Miglior Documentario al film della sezione Visti da Vicino. Alla produzione del film vincitore sarà riconosciuto il Premio MIGLIOR DOCUMENTARIO del valore di 2.000 euro (al lordo delle imposte).
Inoltre saranno assegnati i seguenti premi:
• Premio per la Miglior Regia, riservato ai film della sezione Mostra Concorso, assegnato da una giuria internazionale di professionisti di settore del valore di 2.000 euro (al lordo delle imposte).
• Premio della Giuria CGIL, composta dai delegati sindacali di CGIL Bergamo, riservato al film della sezione Visti da Vicino che meglio affronta le tematiche sociali e legate al mondo del lavoro. Al regista del film sarà riconosciuto il premio LA SORTIE DE L’USINE, del valore di 1.000 euro (al lordo delle imposte).
L’assegnazione di altri eventuali premi messi in palio da Enti o Sponsor avverrà in base ai regolamenti stabiliti dai rispettivi patrocinatori.
I produttori e i distributori, nonché gli addetti all’acquisto e alla vendita dei film premiati, si impegnano a riportare su ciascuna copia dei film in distribuzione e sul materiale pubblicitario (manifesto, cartella stampa, trailer, sito internet, ecc.) la menzione del premio ricevuto a Bergamo Film Meeting. Il logo ufficiale dei diversi premi sarà fornito dal Festival e non dovrà in alcun modo essere modificato senza l’autorizzazione di Bergamo Film Meeting.
3 PROIEZIONI
3.1 Il calendario e l’orario delle proiezioni sono di competenza degli organizzatori del Festival.
3.2 I film stranieri saranno presentati in versione originale sottotitolata. Per i film parlati in una lingua diversa dall’inglese, la copia fornita al Festival dovrà essere sottotitolata in inglese.
4 SPEDIZIONI
4.1 Le copie dei film selezionati dovranno pervenire entro il 10 febbraio 2024 e dovranno restare a disposizione del Festival fino al 2 aprile 2024. In casi eccezionali e per ragioni motivate, il termine per l’arrivo del film potrà essere protratto.
4.2 Le copie dei film potranno essere inviate in formato DCP o via file, secondo le modalità che verranno fornite dopo la selezione, o su supporto fisico all’indirizzo: Bergamo Film Meeting – Via A. Ghislanzoni 37, 24122 Bergamo.
4.3 Le spese di trasporto delle copie fisiche sono a carico di BERGAMO FILM MEETING. Il mittente dovrà seguire le istruzioni di spedizione fornite dal Festival e dovrà informare il Festival circa le modalità e la data della spedizione, il numero della lettera di vettura o la compagnia di volo e il numero di AWB. Dovrà inoltre inviare via e-mail una copia dei documenti di viaggio corretti e della fattura proforma (per le spedizioni che fanno dogana).
4.4 BERGAMO FILM MEETING non copre le spese di rispedizione delle copie nel caso debbano essere spedite ad un altro festival o manifestazione o ad una destinazione diversa da quella di origine che richieda un costo di spedizione superiore a quello di andata.
4.5 Le copie dei film saranno rispedite entro due settimane dalla fine del Festival. Se il film dovrà essere rispedito a un altro indirizzo, questo dovrà essere segnalato nel modulo d'iscrizione online o per e-mail, con l’indicazione della data entro cui il film dovrà essere recapitato.
4.6 La responsabilità delle copie è di BERGAMO FILM MEETING dal momento in cui le stesse giungono agli uffici del Festival e fino al momento in cui vengono rispedite. In caso di danno o smarrimento della copia, la responsabilità del Festival sarà comunque limitata al valore di ristampa della copia secondo le tariffe in vigore in Italia.
5. PROMOZIONE
5.1 Per la redazione del catalogo generale e le attività promozionali del Festival, i titolari dei film selezionati per la Mostra Concorso, per i Visti da Vicino e per altre sezioni del Festival dovranno far pervenire entro il 21 gennaio 2024 il seguente materiale (qualora non l’avessero già inviato):
• file sottotitoli in inglese o in francese, formato .srt con timecode
• fotografie differenti del film in alta definizione - per le quali si autorizza la pubblicazione gratuita - da inserire nel catalogo del Festival e da mettere a disposizione della stampa e dei profili social e sito web del Festival;
• link al sito ufficiale, trailer e social network del film;
• manifesti, locandine e ogni altro materiale promozionale;
• file della versione definitiva del film in lingua originale, con sottotitoli in inglese, a fini di sottotitolaggio, archiviazione e consultazione interna.
5.2 BERGAMO FILM MEETING si riserva il diritto di diffondere trailer (max 5 min.) delle opere selezionate, in relazione alle attività di promozione del Festival e a discrezione dello stesso, su canali televisivi (anche via satellite) e online, sia sul sito ufficiale del Festival che su siti ad essi collegati (Vimeo, YouTube, Facebook, Twitter, Instagram,...).
5.3 Il film sarà messo a disposizione nella Video Library del Festival, durante i 9 giorni della manifestazione, ad uso esclusivo della stampa, dei giurati e dei professionisti del settore.
5.4 Il regista di ogni film selezionato nella sezione Mostra Concorso verrà invitato a partecipare al Festival e ospitato a Bergamo per un periodo massimo di 4 giorni (3 notti).
Il regista di ogni film selezionato nella sezione Visti da Vicino verrà invitato a partecipare al Festival e ospitato a Bergamo per un periodo massimo di 3 giorni (2 notti). L’invito per il regista è strettamente personale. Le spese di viaggio, per il solo regista, saranno rimborsate nei limiti e nelle modalità stabilite da BERGAMO FILM MEETING.
Chi iscrive un film a BFM si impegna a garantire la presenza al Festival del regista o di un rappresentante del film stesso, per presentare l’opera e partecipare ai Q&A.
5.5 Salvo accordi diversi con gli aventi diritto, BERGAMO FILM MEETING può effettuare ulteriori presentazioni dei film, organizzando apposite manifestazioni culturali promozionali in altre città italiane.
6. IMPREVISTI E CONTROVERSIE
Il presente regolamento è redatto in italiano e in inglese. In caso di discordanze interpretative, fa fede la versione italiana. L’accoglimento dell’invito a partecipare a BERGAMO FILM MEETING implica l’accettazione incondizionata del presente regolamento. Tutte le questioni non contemplate nel presente regolamento sono di competenza del Consiglio Direttivo di BERGAMO FILM MEETING. Per ogni eventuale controversia è competente il Foro di Bergamo.