OPEN CALL REGULATIONS FOR SUBMITTING IMMERSIVE PROJECTS TO THE BEYOND THE FRAME FESTIVAL 2023
1. Submission deadline
The submission of XR experiences at the Beyond the Frame Festival is open from the 1st June to the 15th of August. Please, notice that the final deadline for the reception of online submission forms and works is 15th of August (Tokyo Time).
We cannot accept late submissions.
2. Conditions for the submission of a work
Submitted works should not have premiered prior to January 2022 and must not have been presented earlier in any other format or length, not even as a work-in-progress in previous editions of the Beyond the Frame Festival.
The submission of a work represents the agreement with the regulations set forth here.
2.1 Premiere Status
Submitted works should not have premiered prior to January 2022.
We have no regulation on premiere status and we can consider works which have been previously shown internationally.
When filling up the submission form, please fill up the Premiere Status of your work.
During the selection process, the Festival reserves the right to download work submitted by online links for consideration. These downloads will be exclusively for internal use by the Festival team for selection purposes.
3. Duration
We have no regulation on the duration of the submitted projects.
4. Languages
All XR in a language other than Japanese or English must be subtitled in Japanese or English, unless the dialogue is unnecessary for the comprehension and appreciation of the experience.
5. Submission Fees
The submission fee for immersive works is 28USD.
6. Accepted formats
Immersive Projects can be:
- 360 videos
- Linear or interactive 3DOF and 6 DOF
- AR experiences
- MR experiences
- Immersive Installations
- Binaural Sound
- Metaverse / Virtual Worlds
- XR works or other immersive formats of any length compliant with one or more of the following devices/formats: Standalone VR, PC VR, Mixed Reality, Augmented Reality.
Any other format must be previously agreed upon with the Direction of the Festival.
It is the artist’s responsibility to ensure that files are supplied in good working order and update the programme team of any changes or updates to files.
7. Submission of materials
1) Fill out the submission form for the Beyond the Frame Festival and upload the project files online following the instructions in FilmFreeway.
2) Pay the registration fee.
IMPORTANT NOTE: Immersive projects must be in Japanese OR English or in original language with Japanese OR English subtitles/dubbing.
Any other information regarding the works submitted for selection must be sent exclusively in electronic format to the following address: submissions@cinemaleap.com.
8. Projects selection and Notification of selection decisions:
The official selection of the works submitted will be made by the Festival Director and the programming team of experts will put each decision on the record.
The selection process is finalized during early-September. You will hear from us by mid-September, normally by email. If your contact details change during this period please let us know so that we may update our records.
In the event of your work being officially selected, you will be notified by email.
By participating you are accepting the use of marketing materials for the promotion of the submitted experience and the festival event, within the festival and its communication and publicity partners. Please, let us know if you agree on a part of the experience to be used for promotional purposes by 3rd broad media partners.
Due to the amount of submissions we receive, it is the Beyond the Frame Festival policy not to offer comments or reasons for work not selected for the programme.
「Beyond the Frame Festival 2023」イマーシブ・プロジェクト応募のための公募規定
1. 提出期限
Beyond the Frame FestivalへのXR体験の応募は、6月1日から8月15日まで受け付けています。ただし、オンライン応募フォームおよび作品の最終受付は、8月15日（東京時間）です。
遅れての応募はお受けできませんのでご了承ください。
2. 作品応募の条件
2022年1月以前に既に初上映されたものや、Beyond the Frame Festivalの過去開催時に発表された作品は応募対象外となります。
作品を提出いただくことで、本規定に同意したとものとみなされます。
2.1 プレミアの有無
応募作品は、2022年1月以前に初上映されたものは対象外となります。
それ以外には、プレミアの有無に関する規定はありません。国際映画祭等で上映されたことのある作品も応募可能です。
応募フォームに記入する際、念のため作品のプレミア状況を記入してください。
選考の過程で、映画祭はオンラインリンクから応募された作品をダウンロードする権利を有します。作品データのダウンロードは、映画祭の審査チームによる、選考のための内部使用に限定されます。
3. 作品尺
作品の尺に関する規定はありません。
4. 言語
日本語または英語以外の言語を使用するXR作品は、体験の理解や鑑賞をするために台詞が不要な場合（ノンダイアログの作品）を除き、すべて日本語または英語の字幕を付けて応募いただく必要があります。
5. 応募料
イマーシブ作品の応募料は28USDです。
6. 受付可能なフォーマット
イマーシブ・プロジェクトは、以下のフォーマットでの応募が可能です：
- 360ビデオ
- リニアまたはインタラクティブな3DOFおよび6DOF
- AR
- MR
- イマーシブ・インスタレーション
- バイノーラルサウンド
- メタバース／バーチャルワールド
- XR作品、または以下のデバイス/フォーマットに準拠した没入型フォーマット： スタンドアロンのVRデバイス、PC VR、Mixed Reality、Augmented Reality。
その他のフォーマットについては、事前に映画祭に確認いただく必要があります。
応募者は、作品のファイルが正常に動作する状態で提供すること、またファイルの変更または更新を行った場合はプログラムチームに報告する責任を負います。
7. 素材の提出
1) Beyond the Frame Fesitivalの応募フォームに記入し、FilmFreeway上の案内に従い、プロジェクトファイルをオンラインでアップロードします。
2) 登録料の支払い
重要事項：イマーシブ・プロジェクトの応募は、日本語または英語、または原語に日本語または英語の字幕をつけたものに限ります。
選考に応募された作品に関するその他の情報は、電子フォーマットのみで以下のアドレスにご送付ください：submissions@cinemaleap.com.
8. 選考および選考結果の通知
応募作品の正式な選考は、フェスティバルディレクターが行い、専門家からなるプログラミングチームが選定に携わります。
選考は9月上旬の間に最終決定されます。9月中旬までに、通常はEメールにてご連絡を差し上げます。この期間中に連絡先が変更になった場合は、連絡先情報を更新しますので必ずお知らせください。
作品が映画祭に正式招待された場合には、応募時に提供いただいた作品データや各種宣伝素材を、映画祭や映画祭内のイベント、映画祭のプロモーションに使用させていただきます。映画祭とそのコミュニケーションおよび宣伝パートナーにおいて、ご支給いただいた宣伝素材を使用させていただきます。
また、テレビ局やウェブメディアなどの映像媒体が映画祭を取材する際に、作品の一部が放送・配信に使用されることに同意いただける場合は、その旨をお知らせください。
なおBeyond the Frame Festivalで上映作品として選ばれなかった作品について、映画祭からコメントや理由をお伝えすることは差し控えさせていただきます。
