Terms of Participation
Film Submission
January 3 - April 30, 2024
1. The opening date for submitting films to the 9th edition of Beyond Borders | Kastellorizo International Documentary Festival is set as 03/01/2024, while the deadline for the film submission is 30/04/2024. The organization will not accept submissions beyond the deadline. Films that will qualify for the Festival will be notified electronically by 10/06/2024.
2. The submitted film must be produced in the last 3 years (2022-2024). In the event of a tie between two or more films by the Festival's programming teams (preselection committee), films that will be world, international or Greek premieres for the Festival will be selected.
3. Films that have been previously submitted and rejected will not be reconsidered by the organization.
4. The submission of the candidate films will be done exclusively either by completing the application form available on the Festival website (www.beyondborders.gr), or via the FilmFreeway platform and the Festival's official profile on the platform.
5. The Festival does not provide screening fees for the final film selections. Films may win money prize if they win an award.
6. The cost of applying for each entry through FilmFreeway amounts to 5 euros for the Main Competition and 3 euros for the μicro Competition.
7. The directors, whose film will qualify for the Festival, will be hosted by the organization in Kastellorizo (part of the travel & accommodation costs).
8. From 2022, the Festival established the second competitive screening stage, the μicro stage. The μicro will focus on short documentary films, giving prominence to young and/or emerging filmmakers. Undergraduate and/or graduate film students from around the world are encouraged to submit their films for nomination to the μicro. Experienced and professional short documentary filmmakers are also welcome to submit their own films in this category. Films of up to thirty (30) minutes will be accepted in this category, while only films that are the first (1), second (2) or third (3) film of the submitted director will be accepted.
9. If your film is selected and/or awarded in the μicro section, you agree that it will be screened for a period of five years (October 2024-2029) in a special screening tribute on the German channel, Phoenix/ZDF, as well as on the Greek Parliament Channel Vouli TV.
10. Participants are requested to have filled out in detail all the details of the candidate films to be evaluated.
11. The creators of the films that will be selected should submit their film to the Festival: Online.
Specifically:
•
o Greek speaking films, where only Greek language is used:
Copy of the movie with hardcoded (burned) English subtitles.
Individual file with synchronized English subtitles in .srt format.Copy with hardcoded English subtitles on the movie.
Attention: the .srt files must keep up with the movie frame rate. If not so, the participation will be disqualified.
o Greek speaking films, where other languages are also used:
«Clean» copy of the movie (no hardcoded subtitles).
Individual file with synchronized English subtitles (for the whole movie) in srt format.
Individual file with synchronized Greek subtitles (for the parts where any other language than Greek is used) in srt format.
Attention: the srt files must keep up with the movie frame rate. If not so, the participation will be disqualified.
o Non-Greek speaking films:
«Clean» copy of the movie (no hardcoded subtitles).
Individual file with synchronized English subtitles in srt format. Attention: the srt files must keep up with the movie frame rate. If not so, the participation will be disqualified.
12. The copy of the film that will be screened at the Festival should have the following specifications:
• File: mp4
• Encoding: H.264
• Resolution: 1920x1080
• Aspect ratio: 16:9
• Scan type: Progressive
• Bitrate: 10 – 12 Mbps
• Frame rate: 25fps or 30 fps
o Audio: AAC, Bit Rate: 256 – 320 Kbps, Sample Rate: 48 kHz
o In case the submitted film wins an award, the organization may request the film in DCP format. The director and/or producer should have this type of file in their possession, if and when requested by the organization.
13. Qualified participants must, in addition to the film with the above specifications, send a Press Kit that will include:
• short bio of director (3 lines)
• credits and production details (credits, country, year, duration).
• summary of the film in Greek and English (up to 100 words)
• stills of the film (300dpi, 7cm x 3.5cm)
• film trailer (if any)
• copyright release statement from the director and producer
14. The files should be sent to a specially configured Google Drive folder, which you will receive from the Festival.
15. Deadline for delivery of all material (film and Press Kit) is 06/20/2024.
16. Juries made up of established film/television industry professionals decide and award the following Awards:
1. Golden Wreath of Megisti – Grand Prix
2. Silver Wreath of Megisti
3. Bronze Wreath of Magisti
4. Best Greek Documentary (Greek Film Center)
5. Special "Odysseus" Award (General Secretariat of Greeks Abroad and Public Diplomacy, Ministry of Foreign Affairs)
6. Special Mediterranean Friendship Award (EKOME)
7. FIPRESCI Award
8. #ThisisEU Award
9. Golden Phoenix μicro
10. Silver Phoenix μicro
11. Bronze Phoenix μicro
17. The Festival, due to its cross-border nature, reserves the right to screen the award-winning films of each edition for a period of two (2) years after the end of the official event, with it’s promotional action Beyond Borders travels.
18. The Festival reserves the right to reject any application if it is not filled in correctly or if the material does not arrive within the deadline at the Festival offices.
19. The Festival has the exclusive authority to determine the schedule of film screenings (day and time) and may organize screenings of the films at any venue during the Festival.
20. The Festival reserves the right to reject any material that is not relevant to the nature and purposes of the Festival programme.
21. The Festival may use specific excerpts from the film or trailer for promotional purposes.
22. Participants will be required to give interviews to media sponsors and be photographed for promotional purposes of the event, if requested
23. The Festival hosts, apart from the competition section, the Panorama screening stage, in which excellent and noteworthy documentary films from all over the world are screened every year, strictly by invitation of the organization.
24. Part of the Festival will be filmed for the purpose of preserving archival material of Beyond Borders and for its promotion to the general public, through the annual presentation film. The audience or the participants whose presence will be visible in these parts do not have the right to raise any demands from the organizing company.
25. Parallel actions will take place during Beyond Borders Festival.
26. The organizing committee of the Beyond Borders Festival reserves the right to cancel the Festival, if this is deemed necessary.
27. All activities and screenings during the Festival are open and free to the public.
28. Participation in Beyond Borders | Kastellorizo International Documentary Festival implies acceptance of all the above articles.
The Organizing Committee of the Festival
Όροι συμμετοχής
Ο προγραμματισμός και το ενδιαφέρον του Φεστιβάλ εστιάζουν σε ταινίες τεκμηρίωσης που ασχολούνται με ιστορικά γεγονότα και προσωπικότητες, με κοινωνικοπολιτικά ζητήματα, σύγχρονα ή μη, με την ανάδειξη των ανθρωπίνων δικαιωμάτων και εν γένει με κάθε διασυνοριακό πυρήνα προβληματισμού που αντανακλά τις ανησυχίες της σύγχρονης κινηματογραφικής τέχνης, υπό οποιαδήποτε εικαστική μορφή.
3 Ιανουαρίου – 30 Απριλίου 2024
1) Η εναρκτήρια ημερομηνία υποβολής ταινιών για την 9 η έκδοση του Beyond Borders | Διεθνές Φεστιβάλ Ντοκιμαντέρ Καστελλορίζου ορίζεται ως η 03/01/2024, ενώ καταληκτική ημερομηνία υποβολής των ταινιών είναι 30/04/2024. Η διοργάνωση δεν θα δέχεται υποβολές πέραν της καταληκτικής ημερομηνίας.
Οι ταινίες που θα προκριθούν στο Φεστιβάλ θα ειδοποιηθούν ηλεκτρονικά έως τις 10/06/2024.
2) Η ταινία θα πρέπει να είναι παραγωγής των 3 τελευταίων χρόνων (2022-2024). Σε περίπτωση ισοβαθμίας δύο ή περισσότερων ταινιών από την ομάδα προγραμματισμού (προκριματική επιτροπή) του Φεστιβάλ, θα προκρίνονται ταινίες οι οποίες θα αποτελούν παγκόσμια, διεθνή ή ελληνική πρεμιέρα για το Φεστιβάλ.
3)Ταινίες που έχουν υποβληθεί στο παρελθόν και έχουν απορριφθεί δεν θα εξετάζονται εκ νέου από τη διοργάνωση.
4)Η κατάθεση των υποψήφιων ταινιών θα γίνεται αποκλειστικά είτε μέσω της συμπλήρωσης της σχετικής φόρμας αίτησης που είναι διαθέσιμη στην ιστοσελίδα του Φεστιβάλ (www.beyondborders.gr), είτε μέσω της πλατφόρμας FilmFreeway και του επίσημου προφίλ του Φεστιβάλ στην πλατφόρμα.
6)Το κόστος υποψηφιότητας για έκαστη συμμετοχή μέσω FilmFreeway ανέρχεται στα 5 ευρώ για το Main Competition και στα 3 ευρώ για το μicro Competition.
7)Οι σκηνοθέτες, των οποίων η ταινία θα προκριθεί στο Φεστιβάλ, θα φιλοξενηθούν από τη διοργάνωση στο Καστελλόριζο (μέρος των εξόδων μετάβασης & διαμονής).
8)Από το 2022, το Φεστιβάλ θέσπισε τη δεύτερη διαγωνιστική σκηνή προβολών, τη σκηνή μicro. Το μicro θα επικεντρώνεται σε ταινίες τεκμηρίωσης μικρού μήκους, δίνοντας εξέχουσα σημασία στους νέους ή/και ανερχόμενους σκηνοθέτες. Προπτυχιακοί ή/και μεταπτυχιακοί φοιτητές/φοιτήτριες κινηματογραφικών σχολών από όλον τον κόσμο ενθαρρύνονται να καταθέσουν τις ταινίες τους προς υποψηφιότητα στο μicro. Πεπειραμένοι και επαγγελματίες κινηματογραφιστές ταινιών τεκμηρίωσης μικρού μήκους είναι, επιπλέον, ευπρόσδεκτοι να αποστείλουν αντίστοιχα και τις δικές τους ταινίες στην εν λόγω κατηγορία. Στην εν λόγω κατηγορία θα γίνονται δεκτές ταινίες έως τριάντα (30) λεπτά. Αποκλειστικά δεκτές θα γίνονται όσες ταινίες αποτελούν την πρώτη (1), δεύτερη (2) ή τρίτη (3) ταινία του υποβαλλόμενου σκηνοθέτη.
9)Σε περίπτωση επιλογής ή/και βράβευσης της ταινίας σας στο τμήμα μicro, συμφωνείτε να προβληθεί για χρονικό διάστημα πέντε χρόνων (Οκτώβριο 2024-2029) σε ειδική προβολή στο γερμανικό κανάλι, Phoenix/ZDF, όπως επίσης και στο Κανάλι της Βουλής των Ελλήνων.
10)Παρακαλούνται οι συμμετέχοντες να έχουν συμπληρώσει αναλυτικά όλα τα στοιχεία των υποψήφιων και προς αξιολόγηση ταινιών.
11)Οι δημιουργοί των ταινιών που θα επιλεχθούν, θα πρέπει να υποβάλουν στο Φεστιβάλ την ταινία τους: Διαδικτυακά.
Συγκεκριμένα:
Ελληνόφωνες ταινίες, στις οποίες ακούγεται μόνο η ελληνική γλώσσα:
Κόπια με «καμμένους» (hardcoded) αγγλικούς υπότιτλους πάνω στην εικόνα.
Ξεχωριστό αρχείο με τους αγγλικούς υπότιτλους χρονισμένους, σε srt μορφή.
Προσοχή: το αρχείο srt πρέπει να συμφωνεί με το frame rate της ταινίας. Διαφορετικά, η συμμετοχή θα αποκλείεται.
Ελληνόφωνες ταινίες, στις οποίες ακούγονται και άλλες γλώσσες:
Κόπια χωρίς υπότιτλους («καθαρή»).
Ξεχωριστό αρχείο με τους αγγλικούς υπότιτλους (για ολόκληρη την ταινία) χρονισμένους, σε .srt μορφή. Ξεχωριστό αρχείο με τους ελληνικούς υπότιτλους (για τα σημεία όπου χρησιμοποιείται οποιαδήποτε άλλη γλώσσα από την ελληνική) χρονισμένους, σε .srt μορφή.
Προσοχή: τα αρχεία .srt πρέπει να συμφωνούν με το frame rate της ταινίας. Διαφορετικά, η συμμετοχή θα αποκλείεται.
Μη ελληνόφωνες ταινίες:
Κόπια χωρίς υπότιτλους («καθαρή»).
Ξεχωριστό αρχείο με τους αγγλικούς υπότιτλους χρονισμένους, σε .srt μορφή.
Προσοχή: τα αρχεία srt πρέπει να συμφωνούν με το frame rate της ταινίας. Διαφορετικά, η συμμετοχή θα αποκλείεται.
12)Η κόπια της ταινίας που θα προβληθεί στο Φεστιβάλ, θα πρέπει να έχει τις εξής προδιαγραφές:
File format / Τύπος αρχείου: mp4
Encoding /κωδικοποίηση : H.264
Resolution / Ανάλυση: 1920×1080
Aspect ratio/ Αναλογία εικόνας : 16:9
Scan type/ Τύπος σάρωσης: Progressive
Bit rate/ Ρυθμός μετάδοσης δεδομένων : 10 – 12Mbps
Frame rate/Ρυθμός καρέ : 25 fps ή 30 fps
Audio / Ήχος: AΑC, Bit Rate: 256 – 320 Kbps, Sample Rate: 48 kHz
Σε περίπτωση που η υποβληθείσα ταινία αποσπάσει βραβείο, μπορεί να ζητηθεί από την διοργάνωση η ταινία σε μορφή DCP. Ο/Η σκηνοθέτης ή/και παραγωγός θα πρέπει να έχουν στην κατοχή τους τον εν λόγω τύπο αρχείου, αν και εφόσον ζητηθεί από τη διοργάνωση.
13)Οι συμμετέχοντες που θα προκριθούν, θα πρέπει, εκτός της ταινίας με τις άνωθεν προδιαγραφές, να στείλουν ένα Press Kit που θα περιλαμβάνει:
σύντομο βιογραφικό σκηνοθέτη (3 γραμμές)
credits και λεπτομέρειες παραγωγής (συντελεστές, χώρα, έτος, διάρκεια)
περίληψη της ταινίας στα Ελληνικά και Αγγλικά (έως 100 λέξεις)
stills της ταινίας (300dpi, 7cm x 3,5cm)
trailer της ταινίας (αν υπάρχει)
δήλωση παραχώρησης πνευματικών δικαιωμάτων προς προβολή, του σκηνοθέτη και του παραγωγού.
14)Τα αρχεία θα πρέπει να αποσταλούν σε ειδικά διαμορφωμένο φάκελο του Google Drive, που θα λάβετε από το Φεστιβάλ.
15)Καταληκτική ημερομηνία παράδοσης όλου του υλικού (ταινίας και Press Kit) είναι έως τις 20/06/2024.
16)Οι κριτικές επιτροπές που αποτελούνται από καταξιωμένους επαγγελματίες της κινηματογραφικής/τηλεοπτικής βιομηχανίας αποφασίζουν και απονέμουν τα εξής βραβεία:
Χρυσό Στεφάνι Μεγίστης – Grand Prix
Αργυρό Στεφάνι Μεγίστης
Χάλκινο Στεφάνι Μεγίστης
Καλύτερο Ελληνικό Ντοκιμαντέρ ( Ελληνικό Κέντρο Κινηματογράφου)
Ειδικό Βραβείο «Οδυσσέας» (Γενική Γραμματεία Απόδημου Ελληνισμού και Δημόσιας Διπλωματίας, ΥΠ.ΕΞ.)
Ειδικό Βραβείο Μεσογειακής Φιλίας (ΕΚΟΜΕ)
Βραβείο FIPRESCI
Βραβείο #ThisisEU
Χρυσό Φοίνικα μicro
Αργυρό Φοίνικα μicro
Χάλκινο Φοίνικα μicro
17)Το Φεστιβάλ λόγω του διασυνοριακού του χαρακτήρα, διατηρεί το δικαίωμα να προβάλει τις βραβευμένες ταινίες κάθε έκδοσης έως και 2 χρόνια από την λήξη της εκάστοτε αντίστοιχης έκδοσης, με την δράση Beyond Borders travels.
18)Το Φεστιβάλ διατηρεί το δικαίωμα να απορρίψει οποιαδήποτε αίτηση, εάν αυτή δεν έχει συμπληρωθεί σωστά ή αν το υλικό δε φτάσει εντός της καταληκτικής ημερομηνίας στα γραφεία του Φεστιβάλ.
19)Το Φεστιβάλ έχει την αποκλειστική αρμοδιότητα να καθορίσει το πρόγραμμα προβολών των ταινιών (μέρα και ώρα) και δύναται να οργανώσει προβολές των ταινιών σε οποιοδήποτε χώρο κατά τη διάρκεια του Φεστιβάλ.
20)Το Φεστιβάλ διατηρεί το δικαίωμα να απορρίψει οποιοδήποτε υλικό που δεν είναι σχετικό με το χαρακτήρα και τους σκοπούς του προγράμματος του Φεστιβάλ.
21)Το Φεστιβάλ μπορεί να χρησιμοποιήσει συγκεκριμένα αποσπάσματα της ταινίας ή του trailer για προωθητικούς σκοπούς.
22)Οι συμμετέχοντες θα πρέπει να δίνουν συνεντεύξεις στους χορηγούς επικοινωνίας και να φωτογραφίζονται για προωθητικούς λόγους της διοργάνωσης, εφόσον αυτό τους ζητηθεί.
23)Το Φεστιβάλ φιλοξενεί, εκτός διαγωνιστικού τμήματος, τη σκηνή προβολών του Πανοράματος, στην οποία κάθε χρόνο προβάλλονται εξαιρετικές και αξιόλογες ταινίες τεκμηρίωσης από όλον τον κόσμο, ύστερα από πρόσκληση της διοργάνωσης αυστηρά.
24)Μέρος του Φεστιβάλ θα κινηματογραφηθεί για τον σκοπό της διατήρησης αρχειακού υλικού του Beyond Borders και για την προώθησή του στο ευρύ κοινό, μέσω του ετήσιου presentation film. Το κοινό ή οι συμμετέχοντες των οποίων η παρουσία θα είναι εμφανής στα μέρη αυτά δεν έχουν το δικαίωμα να εγείρουν καμία απαίτηση από την εταιρεία διοργάνωσης.
25)Κατά τη διάρκεια του Φεστιβάλ Beyond Borders θα λάβουν χώρα παράλληλες δράσεις.
26)Η ομάδα διοργάνωσης του Φεστιβάλ Beyond Borders διατηρεί το δικαίωμα ακύρωσης του Φεστιβάλ, εάν αυτό κριθεί αναγκαίο.
27)Όλες οι δράσεις και οι προβολές κατά τη διάρκεια του Φεστιβάλ είναι ανοιχτές και δωρεάν προς το κοινό.
28)Η συμμετοχή στο Beyond Borders | Διεθνές Φεστιβάλ Ντοκιμαντέρ Καστελλορίζου συνεπάγεται με την αποδοχή όλων των ανωτέρω άρθρων.
